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在传统的工作流自动化技术工具中，会由程序员产生自动化任务的动作列表，并且会用内部的应用程序接口或是专用的脚本语言作为和后台系统之间的界面。机器人流程自动化会监视使用者在应用软件中图形用户界面（GUI）所进行的工作，并且直接在GUI上自动重复这些工作。因此可以减少产品自动化的阻碍，因此有些软件可能没有这类用途的API。 机器人流程自动化工具在技术上类似图形用户界面测试工具。这些工具也会自动的和图形用户界面上互动，而且会由使用者示范其流程，再用示范性编程来实现。机器人流程自动化工具的不同点是这类系统会允许资料在不同应用程序之间交换。例如接收电子邮件可能包括接收付款单、取得其中资料，输入到簿记系统中。